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正確的態度和嚴肅性是檔案整理中不可或缺的
檔案具有政治性保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性,在前期整理工作中,整理人員要保持正確的態度,認真核對各項內容,如拆除裝訂、實體檢查及數量清查等。其中的拆除裝訂工作,是提高數字化效率的關鍵,但值得注意的是,如果紙張較為脆弱、過薄,可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整,是否存在缺漏頁現象。數量清查可以按照目錄進行,確保數據庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發現錯誤,應立即糾正。
檔案整理的場景分類方法
目前檔案整理分類方法常見的方式如下:年度分類法,工作人員需要根據文件類型及處理年度對檔案進行整理,結合檔案的具體時間對其進行細分。在實際整理過程中,工作人員需要對全部檔案按照檔案具體日期進行整理歸納,再對檔案進行標注,并通過不斷實踐使檔案分類質量與效率提高;組織機構分類法:工作人員對全部檔案按照檔案處理階段等進行分類;根據檔案內容所反映事由、實際問題等對檔案進行分類。
檔案的歷史考證具有相當大的實用價值
立檔單位和全宗歷史考證,對檔案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制訂可行性整理工作方案和科學地組織檔案整理工作的依據。如對該全宗及其各個部分檔案的整理要求如何確定,采取何種方法等等,均應在研究全宗材料實際情況的基礎上確定。較為詳細的歷史考證,不僅是檔案整理的整個過程中一種必要的參考材料,它對判定文件所屬全宗,考證文件日期等,也都有輔助作用,而且對日后進行檔案價值的鑒定工作、編制檢索工具和利用檔案,也有一定的參考作用。質量較高的歷史考證,實際上是一種頗有實用價值的工具書。