檔案數字化之前的整理工作是非常基礎和重要的環節

在檔案數字化過程中，前期整理工作直接決定了檔案數字化工作的質量。在此次實施的新規范中，增強了數字化前處理部分的內容，包括對實體檔案保護和檔案規范化管理方面的要求。而在實際工作中，我們還可能遇到各種各樣的情況，比如檔案內容殘缺，檔案內夾有訂書釘、曲別針等金屬物。

這些都需要我們在數字化檔案進行前做出相應處理。對內容殘缺的應及時進行記錄，對不宜公開的敏感信息暫不進行掃描，對訂書釘、曲別針等金屬物應予以拆除等等。總之，紙質檔案數字化前處理工作作為館藏檔案數字化，是非常基礎和重要的環節，嚴格做好這一環節的工作，對提案數字化質量和提升數字化檔案信息利用效果都具有非常重要的意義。

檔案整理的場景分類方法

目前檔案整理分類方法常見的方式如下:年度分類法，工作人員需要根據文件類型及處理年度對檔案進行整理，結合檔案的具體時間對其進行細分。在實際整理過程中，工作人員需要對全部檔案按照檔案具體日期進行整理歸納，再對檔案進行標注，并通過不斷實踐使檔案分類質量與效率提高；組織機構分類法：工作人員對全部檔案按照檔案處理階段等進行分類；根據檔案內容所反映事由、實際問題等對檔案進行分類。

檔案整理的實用技巧

在檔案整理過程中，如同時運用文件級檔案整理和案卷級檔案整理兩種檔案整理方法進行檔案分類，在進行排列時，可以將同一級類目、同一年度檔案進行統一排列，并按文件級檔案在前、案卷級檔案在后的方式進行排列。另外，文件級檔案可根據檔案的保管期限長短進行逐一排列，案卷檔案可根據型號、項目、產品等編號次序進行逐一排列，有利于后續的檔案管理和開發利用。

檔案整理工作方案的制定

為了使積存零散檔案文件的整理工作能夠順利地進行，在整理以前，應先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內容:立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各工作完成時間。根據所要整理的檔案狀況、數量以及參加整理人數的不同，來針對性制定方案，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯系或同類型若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。